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Job Information

CBRE Real Estate Services Assistant in Montreal, Quebec

Le groupe CBRE, inc. (NYSE: GBC), coté comme entreprise Fortune 500 et S & P 500, dont le siège social se situe à Los Angeles, est la plus importante firme de services immobiliers commerciaux et d’investissement au monde (selon les revenus de 2016). L’entreprise compte environ 80 000 employés (excluant les affiliés) et dessert les propriétaires d’actifs immobiliers, les investisseurs et les occupants à partir de plus de 450 bureaux à travers le monde (excluant les bureaux affiliés). CBRE offre des conseils stratégiques pour la réalisation de transactions de vente et de location, des services aux entreprises, de gestion immobilière, d’installations et de projet, de financement hypothécaire, d’évaluation et services-conseils, de développement, de gestion d’investissement, ainsi que de recherche et consultation. Au Canada, les 22 bureaux de CBRE Limitée comptent environ 2 050 employés répartis d’un océan à l’autre. Visitez notre site Web au www.cbre.ca.

CBRE Group, Inc. (NYSE:CBG), a Fortune 500 and S&P 500 company headquartered in Los Angeles, is the world’s largest commercial real estate services and investment firm (in terms of 2016 revenue). The Company has approximately 80,000 employees (excluding affiliates), and serves real estate owners, investors and occupiers through approximately 450 offices (excluding affiliates) worldwide. CBRE offers strategic advice and execution for property sales and leasing; corporate services; property, facilities and project management; mortgage banking; appraisal and valuation; development services; investment management; and research and consulting. In Canada, CBRE Limited employs approximately 2,050 people in 22 locations from coast to coast. Please visit our website at www.cbre.ca.

Aperçu du poste

Cette équipe se spécialise dans la représentation de locataires de bureaux à travers la région métropolitaine de Montréal, essentiellement sur le marché du centre-ville. Parmi les responsabilités de l’équipe, on compte notamment la recherche d'espaces potentiels, la mise en place ou du renouvellement de baux, l'assistance à la location directe ou à la sous-location, des analyses du marché et des aides à la conception, à la construction ou à l'aménagement d'espaces sur mesure, etc. Cette équipe dynamique et motivée se compose de deux courtiers immobiliers d’expérience et d’un courtier en formation. Ils s’engagent à obtenir des résultats concrets pour leurs clients, d'une façon rapide, professionnelle et efficace.

Afin d'accompagner son expansion, l‘équipe est activement à la recherche d'une personne énergique qui aura pour tâche d'appuyer son développement d'affaires

Position Overview

The Office Leasing Team specializes in office leasing activities throughout the Greater Montreal Area. They represent corporate users, providing a wide-range of services including tenant representation. The team mostly provides space searches, lease initiation and renewal, direct and sublease listing services, market analysis, built-to-suit and design-built projects, etc. Dynamic and motivated, the team is committed to delivering concrete results to its clients, in a timely, professional fashion.

CBRE – Montreal, is actively seeking a dynamic person to assist a team of two experienced Real Estate Brokers and one Sales Trainee in developing new business.

Responsabilités

Regrouper et réviser les documents juridiques (mandats, baux, offres, inscriptions, ententes) et fournir les documents nécessaires pour la mise sur le marché des propriétés ainsi que pour la facturation de nos services à nos clients.

Créer des documents promotionnels tels que des fiches descriptives, brochures, des infolettres, etc. et coordonner la distribution interne et externe du matériel de mise en marché.

Organiser et maintenir un système de classement, classer la correspondance et autres dossiers. Créer en maintenir à jour un rapport mensuel des activités de l’équipe.

Traduire des documents de nature variée, majoritairement de l’anglais au français.

Actualiser des bases de données et assurer la mise à jour du site Internet en collaboration avec notre directeur de création ou notre graphiste.

Répondre aux demandes générales et fournir les renseignements demandés, tout en préservant la confidentialité des informations sur les ventes, la mise en marché, sur les clients et les données à travers toutes les communications.

Lire et acheminer les courriels entrants. Composer et préparer la correspondance de routine et les courriels pour les courtiers immobiliers.

Organiser la mise en place et le retrait d’enseignes « à louer » (par exemple).

Préserver la marque CBRE, la cohérence des produits et de la correspondance interne et destinée aux clients de CBRE en utilisant des modèles servant à produire du matériel de mise en marché, incluant les feuillets promotionnels, offres, carnets de visites, cartes, plans d’étages et prospectus d’informations confidentielles.

Pourrait coordonner l’agenda et les rendez-vous des membres de l’équipe.

D’autres tâches pourraient s’ajouter.

Main Duties and Responsibilities

Gathers and reviews legal documents (leases, offers, listings, agreements), provides the documents required for property marketing and supplies the Accounts Receivable Department with the appropriate documentation for invoicing clients.

Creates marketing documents such as flyers, newsletters, etc. and coordinates the distribution of internal & external marketing information.

Organizes and maintains filing system, file correspondence and other records. Creates and constantly updates a monthly report reflecting the team’s transaction activities.

Translates various documents, mainly from English to French.

Maintains and updates relevant databases and assists with website updates with the help of our Creative Manager or our Graphic Designer.

Responds to general inquiries and provides information as needed, while maintaining confidentiality of sales, marketing, client and proprietary information and data in all communications.

Reads and routes incoming mails. Composes and prepares routine correspondences and emails for sales professionals.

Arrange the installation and removal of “for lease” signs (for instance).

Maintains CBRE brand, product, office and client messaging and consistency by applying templates to produce & review marketing materials including flyers, proposals, tour books, maps, floor plans and qualification packages.

May coordinate schedules and appointments for sales team members.

Other duties may be assigned.

Qualifications

Doit avoir de l'expérience en immobilier dont au moins un an d'expérience fournissant un support administratif

Formation universitaire de premier cycle préféré

Bilingue français-anglais, parlé et écrit. La personne recherchée doit être en mesure de rédiger des rapports de routine et de la correspondance en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes de clients, collègues et/ou superviseurs.

Capacité à établir des priorités et à répondre à des demandes dans des délais serrés. Connaissance de termes et principes financiers. Il ou elle devrait être en mesure de calculer des pourcentages, des rabais et des commissions. Cette personne doit pouvoir faire une analyse financière de base et avoir la capacité de résumer un bail.

Connaissances avancées de la suite Microsoft Office, compétences en recherche sur Internet et médias sociaux. De plus, il/elle doit avoir la capacité de manipuler des modèles de base dans PowerPoint et InDesign (un atout).

Must have experience in Real Estate, with a minimum of 1 year of experience providing administrative support.

Bachelor’s degree preferred

Fluently bilingual in English/French, spoken and written. The individual needs to have an ability to write routine reports and correspondence in French and English as well as to have an ability to respond to common inquiries from clients, coworkers and/or supervisors.

Ability to identify priorities and to work with tight deadlines. Knowledge of financial terms and principles. He or she also should have an ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions. The individual needs to conduct basic financial analysis and have an ability to abstract a lease or offer to purchase.

Advanced skills with Microsoft Office Suite, Internet research and social media skills. Moreover, he/she should possess the ability to manipulate basic templates in Power Point and/or InDesign (an asset) and a basic knowledge of accounting and marketing is preferred.

Equal Opportunity and Affirmative Action Employer Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans

DirectEmployers