Coordonnateur des opérations des soins primaires et des vaccins / Operations Coordinator, Primary Care and Vaccines

Job Description

Les inventions les plus importantes ne seraient pas commercialisées sans la bonne gestion de projet et le soutien administratif. Dans chaque partie de l’organisation, nos équipes administratives veillent à ce que nos concepts deviennent une réalité.

Coordonnateur des opérations des soins primaires et des vaccins

Le (La) coordonnateur(trice) des opérations des soins primaires et des vaccins fera rapport au directeur, Soins primaires et vaccins, et est chargé d’améliorer l’efficacité dans les domaines des ventes sur le terrain et des opérations et processus au siège social.

Le titulaire du poste doit connaître parfaitement toutes les exigences réglementaires et les pratiques pertinentes et s’y conformer, dont, entre autres, les lois fédérales, provinciales et celles régissant l’industrie ainsi que toutes les politiques de notre compagnie, notamment notre Code de conduite.

Principales responsabilités :

En étroite collaboration avec l’équipe de gestion des comptes clés sur le terrain et les stratèges nationaux des produits au siège social, le coordonnateur des opérations des soins primaires et des vaccins sera responsable de ce qui suit :

Amélioration des processus

• Travailler en étroite collaboration avec Conformité et les gestionnaires de comptes majeurs afin de rationaliser davantage le processus du programme des conférenciers.
• Soutenir l’évaluation des processus et s’employer à cerner des capacités supplémentaires pour réduire davantage le fardeau administratif des représentants des ventes sur le terrain.
• Fournir des rapports d’analyse et des rapports sommaires au besoin au directeur régional des ventes au sujet de l’information clé relative aux programmes exécutés sur le terrain.

Coordination de projets

• Travailler conjointement avec les principaux gestionnaires de comptes à l’établissement d’un processus de communication annuel afin de recueillir toute l’information clé pour les programmes de comptes clés prévus par segment, dans le cadre de notre cycle de planification des activités.
• Gérer l'ensemble des contrats, ententes et commandites potentiels, en s’assurant que l’approbation nécessaire est obtenue pour les projets prévus.
• Repérer les risques possibles en fonction des objectifs et des échéances du projet et établir des solutions préventives aux côtés des gestionnaires de comptes clés.

Vérifications de conformité et de contrôle de la qualité :

• Établir un processus de contrôle de la qualité pour les tâches liées au projet gestionnaire de compte clé.
• Effectuer l’évaluation du contrôle de la qualité sur une base trimestrielle, cerner les lacunes et mettre en œuvre des mesures correctives, au besoin.
• Fournir des conseils et de la formation au personnel sur le terrain sur le processus de protection de la vie privée et de conformité.
• Assurer l’uniformité des exigences critiques et l’exactitude des données saisies (VEEVA).

Autres activités

• Effectuer d’autres activités à la demande du directeur, Soins primaires et vaccins

Qualifications

• Baccalauréat +1 an d'expérience équivalente ou DEC plus 5 ans d'expérience équivalente
• Expérience antérieure de la conformité et/ou de l’exploitation, un atout
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres outils collaboratifs (OneDrive, Microsoft Teams, etc.).
• Expérience antérieure avec un système de la Gestion de la relation client (ex : VEEVA, etc.), un atout
• Langue : Bilingue - Anglais et français (oral et écrit)

Compétences et connaissances :

• Bonnes aptitudes de gestion du temps, sens de l’organisation et aptitudes interpersonnelles
• Communication efficace avec les intervenants internes et externes
• Capacité de s’adapter et de travailler efficacement dans différentes situations et avec divers groupes ou personnes
• Capacité éprouvée à établir des relations avec les clients internes et externes et les autres principaux intervenants
• Collaborateur interfonctionnel solide
• Sens élevé des responsabilités ou de l’urgence
• Capacité d'établir des priorités et de gérer simultanément plusieurs projets et livrables
• Démontre un engagement et une passion pour apporter de la valeur aux clients
• Capacité à travailler dans un environnement professionnel dynamique et changeant où le rythme est rapide
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Attitude proactive face à la résolution de problèmes et à la proposition de solutions
• Souci de la conformité et du détail

Nos fonctions de soutien fournissent des services et des recommandations sur les façons d’améliorer notre lieu de travail et l’expérience du travail dans notre organisation. Nos fonctions de soutien comprennent les ressources humaines, les finances, la technologie de l’information, le service juridique, l’approvisionnement, l’administration, les installations et la sécurité.

Qui sommes-nous?

Nous sommes connus sous le nom de Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA aux États-Unis et au Canada et de MSD partout ailleurs. Depuis plus d’un siècle, nous inventons pour la vie, mettant au point des médicaments et des vaccins pour un grand nombre des maladies les plus éprouvantes au monde. Aujourd’hui, notre société continue d’être à l’avant-garde de la recherche afin d’offrir des solutions de santé novatrices et de faire progresser la prévention et le traitement des maladies qui menacent les gens et les animaux du monde entier.

Que cherchons-nous?

Dans un monde d’innovation rapide, nous cherchons des inventeurs courageux qui veulent avoir un impact dans tous les aspects de notre entreprise, permettant ainsi des percées qui auront une incidence sur les générations à venir. Nous vous encourageons à accroître la valeur de notre organisation en y apportant votre raisonnement perturbateur, votre esprit de collaboration et votre perspective diversifiée.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

The greatest inventions would not be brought to market without the right project management and administrative support. Woven into every part of the organization, our Administrative teams makes sure our concepts become reality.

Primary Care and Vaccines Operations Coordinator
The Primary Care and Vaccines Operations Coordinator (OPS) will report to the Director, Primary Care and Vaccines, and is responsible for enhancing efficiency in the areas of field sales and Head office operations and processes.
The incumbent is responsible to demonstrate full knowledge of and compliance with all appropriate regulatory requirements and practices including but not limited to Federal, Provincial and Industry statutes, as well as all our company's policies, including, but not limited to, the our Code of Conduct.

Primary Responsibilities:
In close collaboration with the Field Key Account Management Team and Head Office National Product Strategists, the Primary Care and Vaccines Operations Coordinator will be responsible for:

Process Impovement

• Collaborate closely with Compliance and Key Account Managers (KAMs) to further streamline the speaker program process
• Support process evaluation and work to identify additional capabilities to further reduce administrative burden on field sales representatives
• Provide analysis and summary reports as required to regional sales director around key information in relation to executed field programs

Project Coordination

• Work jointly with Key Account Managers to establish an annual communication process to capture all key information for planned key account programs by segment, as part of our business planning cycle
• Handle all potential contracts, agreements, and sponsorships, ensuring all necessary approval is obtained for planned projects
• Pinpoint possible risks to project goals and deadlines and identify pre-emptive solutions alongside Key Account Managers.

Compliance/Quality Control Checks:

• Establish a quality control process for Key Account Manager project related tasks
• Perform the Quality Control evaluation on a quarterly basis, identify gaps and implement remediation actions, as required
• Provide guidance and training to field personnel on privacy and compliance process
• Ensure consistency of critical requirements and accuracy of data captured (VEEVA).

Other Activities

• Perform other activities as requested by the Director, Primary Care & Vaccines

Qualifications

• Bachelors’ Degree +1 year of equivalent experience or DEC plus 5 years of equivalent experience
• Minimum 2 years relevant experience in sales support or administrative role
• Previous experience with compliance and/or operations an asset
• Strong proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and other collaborative tools (OneDrive, MS Teams, etc.).
• Knowledge of Customer Relationship Management systems (e.g. VEEVA), an asset
• Language: Bilingual – English & French (verbal & written)

Skills/Competencies:

• Good time management, organizational, and interpersonal skills
• Effective communication with internal and external stakeholders
• Capacity to adapt and work effectively within a variety of situations, and with various individuals or groups
• Ability to build relationships and trust with internal and external clients and other key stakeholders
• Strong cross-functional collaborator
• High sense of accountability / urgency
• Ability to prioritize and manage multiple projects and deliverables simultaneously
• Demonstrates commitment and passion for bringing value to customers
• Ability to work in a fast-paced, dynamic, and changing work environment
• Ability to work well both independently and in a team environment
• Proactive attitude to solving problems / proposing solution
• Compliance and detail-oriented

Our Support Functions deliver services and make recommendations about ways to enhance our workplace and the culture of our organization. Our Support Functions include HR, Finance, Information Technology, Legal, Procurement, Administration, Facilities and Security.

Who we are …

We are known as Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA in the United States and Canada and MSD everywhere else. For more than a century, we have been inventing for life, bringing forward medicines and vaccines for many of the world's most challenging diseases. Today, our company continues to be at the forefront of research to deliver innovative health solutions and advance the prevention and treatment of diseases that threaten people and animals around the world.

What we look for …

In a world of rapid innovation, we seek brave Inventors who want to make an Impact in all aspects of our business, enabling breakthroughs that will affect generations to come. We encourage you to bring your disruptive thinking, collaborative spirit and diverse perspective to our organization.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Kenilworth, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme Corp., Kenilworth, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Number of Openings:

Requisition ID:R128541