Assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve) aux ressources humaines / Human Resources Executive Admin

Job Description

Les inventions les plus importantes ne seraient pas commercialisées sans la bonne gestion de projet et le soutien administratif. Dans chaque partie de l’organisation, nos équipes administratives veillent à ce que nos concepts deviennent une réalité.

Assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve) aux ressources humaines

Notre entreprise est à la recherche d'une assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve) aux ressources humaines pour se joindre à une équipe des ressources humaines dynamique.

L'assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve) aux ressources humaines exécute une variété de fonctions. Il/elle assiste la Directrice, Ressources humaines et les partenaires d’affaires, Ressources humaines en s’assurant de fournir des services aux employés, exécuter les tâches administratives, l'intégration des nouveaux employés, les processus administratifs et comptables. Ce rôle sert de point de contact pour tous les employés et les autres fonctions Ressources humaines.

• Gérer les tâches administratives de base nécessitant une capacité d'analyse, un bon jugement et des compétences en résolution de problèmes.
• Fournir un soutien administratif et des informations sur les politiques, les procédures et les programmes d'avantages sociaux de l'entreprise.
• Administrer diverses activités budgétaires, les rapports de dépenses de base et les déboursés financiers courants.
• Coordonner les déplacements et les réunions, y compris maintenir un calendrier quotidien, c'est-à-dire : planification des réunions d'équipe, vidéoconférence.
• Interagir avec les employés internes, les retraités et être le premier contact pour les demandes externes destinées au service des ressources humaines.
• Administrer et surveiller divers programmes Ressources humaines à titre d'exemple : aide à l'éducation, intégration en entreprise, programmes de bourses d'études, bien-être, etc.
• Agir comme point de contact pour les employés et la direction pour les demandes liées aux ressources humaines.
• Avoir un bon comportement, être une personne discrète, travaillé de façon confidentielle et être sensible aux besoins personnels et professionnels d’autrui.
• Préparer les lettres de confirmation d'emploi, aider à l'intégration et à l'orientation des nouveaux employés, assurer l'exactitude des données, des informations et des fichiers des employés.
• Coordonner les flux de travail entre l'équipe d'acquisition de talents, les ressources humaines et la paie.
• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe HRBP dans des projets spéciaux tels que les communications internes, changement de la culture, gestion des talents, diversité et inclusion, réorganisation et autres projets de restructuration.
• Soutenir les HRBP avec divers rapports, analyses et tableaux de bord pour mesurer l'efficacité de divers programmes et initiatives RH
• Comprendre les priorités organisationnelles des RH et apporter des idées pour une amélioration continue.
• Superviser la planification et la coordination des différentes sessions de formation ou d'information des employés.

Compétences requises

• Éducation/Connaissances : Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, commerce ou équivalent;
• Expérience/compétence : 1-2 ans dans le domaine des ressources humaines dans un rôle similaire;
• Esprit d'équipe, résolution de problèmes, établir de bonnes relations et de bonnes compétences interpersonnelles;
• Capacité d'autogérer la charge de travail avec de solides compétences en gestion du temps, en planification, en hiérarchisation et en organisation;
• Désir d'apprendre et de s’améliorer;
• Haut niveau d'intégrité, d'éthique et de professionnalisme;
• Solides compétences en écoute active, en communication verbale et écrite et ayant le sens du détail;
• Bilinguisme requis : français et anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit
• Débrouillard(e), autonome et capable de travailler de façon autonome.

Nos fonctions de soutien fournissent des services et des recommandations sur les façons d’améliorer notre lieu de travail et l’expérience du travail dans notre organisation. Nos fonctions de soutien comprennent les ressources humaines, les finances, la technologie de l’information, le service juridique, l’approvisionnement, l’administration, les installations et la sécurité.

Qui sommes-nous?

Nous sommes connus sous le nom de Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA aux États-Unis et au Canada et de MSD partout ailleurs. Depuis plus d’un siècle, nous inventons pour la vie, mettant au point des médicaments et des vaccins pour un grand nombre des maladies les plus éprouvantes au monde. Aujourd’hui, notre société continue d’être à l’avant-garde de la recherche afin d’offrir des solutions de santé novatrices et de faire progresser la prévention et le traitement des maladies qui menacent les gens et les animaux du monde entier.

Que cherchons-nous?

Dans un monde d’innovation rapide, nous cherchons des inventeurs courageux qui veulent avoir un impact dans tous les aspects de notre entreprise, permettant ainsi des percées qui auront une incidence sur les générations à venir. Nous vous encourageons à accroître la valeur de notre organisation en y apportant votre raisonnement perturbateur, votre esprit de collaboration et votre perspective diversifiée.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

The greatest inventions would not be brought to market without the right project management and administrative support. Woven into every part of the organization, our Administrative teams makes sure our concepts become reality.

Human Resources Executive Administrative Assistant

Our company is looking for an Human Resources Executive Admin to join their fast paced HR team.

The HR Exec Admin performs a variety of Human Resources functions. The HR Coordinator assists the HR Director and HR Business Partners (HRBP's) by providing employee relations services, administrative tasks, onboarding, administrative and accounting processing. This role acts as contact point for all employees and other HR functions.

• Responsible for fundamental administrative/clerical duties requiring analytical ability, independent judgment, and problem-solving skills.
• Provides administrative support and information on corporate policies, procedures, and benefit programs.
• Administer various budget activities, basic expense reporting and routine financial disbursements.
• Coordinate travel & meeting arrangements incl. maintain daily calendar i.e.: team meeting scheduling, videoconferencing.
• Interact with internal employees, retirees and act as key contact for external inquiries intended for the human resources department.
• Administer and monitor various HR programs as an example: Educational Assistance, Corporate onboarding, Scholarships programs, Wellness, etc.
• Acts as point of contact for employees and management for human resources related inquiries.
• Always behaves in a manner which is discreet, confidential, and sensitive to the personal and professional needs of others.
• Prepare confirmation of employment letters, assists with onboarding and orientation of new employees, ensures the accuracy of employee data, information and files.
• Coordinate workflows between the Talent Acquisition team, Human Resources and Payroll
• Work in close collaboration with HRBP team in special projects such as : internal communications, culture transformation, talent management, diversity & inclusion, reorganization and other transformation project.
• Support the HR Business Partners with various reporting, analytics and dashboard to measure effectiveness of various HR program and initiatives
• Understand the organizational HR priorities and contribute ideas for continuous improvement.
• Oversee planning and coordination of various employees’ sessions for training or information.

Qualifications

• Education/Knowledge: University Degree in Human Resources Management, Business or equivalent;
• Experience/Skill: 1-2 Years in the Human Resources field in a similar role;
• Team player, problem solving, relationship building and good interpersonal skills;
• Ability to self-manage workload with strong time management, planning, prioritization, and organization skills;
• Desire to learn and grow;
• High level of integrity, ethics and professionalism;
• Strong active listening, verbal, and written communication skills, with attention to detail;
• Resourful, self-starting and able to work independently.

Our Support Functions deliver services and make recommendations about ways to enhance our workplace and the culture of our organization. Our Support Functions include HR, Finance, Information Technology, Legal, Procurement, Administration, Facilities and Security.

Who we are …

We are known as Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA in the United States and Canada and MSD everywhere else. For more than a century, we have been inventing for life, bringing forward medicines and vaccines for many of the world's most challenging diseases. Today, our company continues to be at the forefront of research to deliver innovative health solutions and advance the prevention and treatment of diseases that threaten people and animals around the world.

What we look for …

In a world of rapid innovation, we seek brave Inventors who want to make an Impact in all aspects of our business, enabling breakthroughs that will affect generations to come. We encourage you to bring your disruptive thinking, collaborative spirit and diverse perspective to our organization.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Kenilworth, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme Corp., Kenilworth, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

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Hazardous Material(s):

Number of Openings:

Requisition ID:R145404